1. Chức năng:

Tham mưu tổ chức thực hiện các công tác: văn thư - lưu trữ; quản trị; bảo vệ; đối ngoại – tiếp dân; công nghệ thông tin; chuyển đổi số; truyền thông; truyền đạt chỉ đạo của lãnh đạo Ban; xây dựng, quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác văn thư, lưu trữ:

a) Chủ trì thực hiện việc tiếp nhận, phân loại xử lý và luân chuyển các loại văn bản đến, kiểm tra và phát hành các loại văn bản của Ban theo đúng quy định về thể thức, trình tự và thẩm quyền ban hành. Chủ trì cung cấp hồ sơ cho các Sở, ban ngành.

b) Lưu trữ bản chính các loại văn bản và thống nhất quản lý khai thác sử dụng các loại văn bản, tài liệu lưu trữ của Ban theo đúng quy định của Nhà nước.

c) Thực hiện việc sao y bản chính các loại văn bản do Ban phát hành; Quản lý, sử dụng dấu, mộc của Ban theo quy định pháp luật.

d) Triển khai và quản lý chữ ký điện tử cho lãnh đạo theo quy định của cấp thẩm quyền. Quản lý hệ thống chính quyền điện tử, hộp thư điện tử của Ban

e) Tham mưu công tác bảo vệ bí mật nhà nước tại Ban, thực hiện chế độ bảo mật các loại văn bản theo quy định.

2.2. Công tác quản trị:

a) Chủ trì xây dựng và điều hành dự toán năm, kinh phí phục vụ cho hoạt động của toàn đơn vị từng năm (ngoài lương, thưởng).

b) Chịu trách nhiệm bảo đảm hoạt động tại các trụ sở của Ban. Quản lý các hợp đồng thuê khoán việc.

c) Chủ trì mua sắm, quản lý, sửa chữa và thanh lý tài sản nhà nước, công cụ, dụng cụ tại Ban; thực hiện việc kiểm kê định kỳ hàng năm; Phối hợp tiếp nhận quản lý trang thiết bị văn phòng. Đại diện bên mời thầu trong việc lựa chọn nhà thầu các gói thầu mua sắm nhằm duy trì hoạt động của Ban.

d) Chủ trì tham mưu công tác phục vụ các hoạt động và sự kiện của Ban.

e) Chủ trì tham mưu đề xuất việc thực hiện các khoản chi phúc lợi xã hội theo quy chế chi tiêu nội bộ của Ban.

2.3. Công tác báo cáo, tổng hợp:

Chủ trì tổng hợp nội dung và tham mưu thông báo kết luận cuộc họp giao ban định kỳ, đột xuất; Hội nghị sơ kết 6 tháng và tổng kết năm; tổng hợp dự thảo văn kiện Hội nghị viên chức, người lao động hàng năm.

2.4. Công tác đối ngoại:

a) Thực hiện công tác tiếp công dân; Tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo của tổ chức hoặc cá nhân về hoạt động đường sắt đô thị và chuyển đến lãnh đạo Ban phân công giải quyết theo chức năng.

b) Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, trả lời, giải trình các thông tin chung về hệ thống các tuyến đường sắt đô thị Thành phố đến toàn thể viên chức, người lao động Ban Quản lý Đường sắt đô thị và nhân dân trên địa bàn Thành phố.

c) Phối hợp với chính quyền địa phương giải quyết các thủ tục hành chính.

2.5. Công tác truyền thông:

a) Chủ trì xây dựng và tham mưu thực hiện kế hoạch truyền thông hàng năm của Ban.

b) Tham mưu Lãnh đạo Ban công tác tổ chức các sự kiện của Ban và các dự án đường sắt đô thị.

c) Phối hợp với các Ban Quản lý dự án và các đơn vị liên quan thông tin tuyên truyền cho các dự án đường sắt đô thị; thực hiện các hạng mục, gói thầu truyền thông các dự án để quảng bá, giới thiệu hoạt động thu hút xúc tiến đầu tư.

d) Thực hiện nhiệm vụ thường trực Tổ Công tác truyền thông của Ban.

2.6. Công tác công nghệ thông tin:  

a) Thực hiện quản trị hệ thống mạng thông tin nội bộ và trang thông tin điện tử (website) của Ban; đề xuất các giải pháp tin học hoá trong quản lý các hoạt động của Ban. Theo dõi, quản lý máy tính và an ninh mạng nội bộ.

b) Thực hiện cập nhật, thông báo các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động của Ban lên trang thông tin điện tử để các phòng, ban áp dụng thực hiện.

c) Làm nhiệm vụ thường trực các ban, Tổ công tác về công nghệ thông tin, chuyển đổi số tại Ban.

2.7. Chủ trì xây dựng, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại Ban.

2.8. Công tác bảo vệ đơn vị:

a) Chủ trì thực hiện công tác phòng, chống lụt, bão, cháy nổ, phòng chống dịch bệnh tại Ban. Làm nòng cốt của Đội Phòng cháy và chữa cháy Ban.

Chủ trì tham mưu Phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc; Công tác dân quân tự vệ; Công tác phòng cháy chữa cháy, cứu hộ, cứu nạn và Công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội tại địa phương trú đóng.

b) Bảo vệ và giữ gìn trật tự an toàn; quản lý người và các phương tiện, tài sản, trang thiết bị ra vào Ban. Hướng dẫn khách đến khi họp, liên hệ công tác tại Ban.

c) Theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở việc chấp hành nội quy đơn vị, giờ giấc làm việc của viên chức và người lao động.

2.9. Quản lý tài sản của Văn phòng theo phân bổ.

2.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng ban giao.